Qué automatiza la gente de verdad: 1.545 flujos contados

Tenemos un catálogo de 1.652 automatizaciones publicado en la web. 1.545 vienen de la comunidad de n8n, la herramienta de automatización de código abierto más usada del mundo. Nos sentamos a contarlas por categoría, por herramienta y por tema, y salió un retrato bastante revelador de para quién se está construyendo todo esto. Spoiler: no para el negocio de tu calle.

n8n es una herramienta de automatización de código abierto: conectas Gmail con una hoja de cálculo, o un formulario con tu CRM, y defines qué pasa cuando llega algo. Tiene una comunidad enorme que publica sus flujos para que otros los reutilicen, y ese fondo común es lo que importamos, traducimos y clasificamos para nuestro catálogo de automatizaciones.

Cada flujo lleva categoría, nivel de complejidad, tipo de conexión y las herramientas que toca. Eso permite contar cosas. Y contar 1.545 flujos publicados voluntariamente por gente que automatiza para vivir es, en la práctica, una encuesta sobre qué le parece importante automatizar a la comunidad global.

Contamos en cuántos de los 1.545 flujos aparece cada herramienta. El primer puesto no lo ocupa ningún modelo de inteligencia artificial:

Google Sheets aparece en cuatro de cada diez automatizaciones, por delante de OpenAI. En pleno auge de los agentes de IA, la pieza que más se conecta del mundo sigue siendo una hoja de cálculo.

Tiene todo el sentido cuando lo piensas. La hoja es donde el negocio ya tiene sus datos, es lo que todo el mundo sabe abrir y es el sitio al que quiere que llegue el resultado. Una automatización no suele empezar en la IA: empieza y termina en una hoja, y a veces pasa por la IA en medio.

El otro dato de este bloque: el 60,9% de los flujos usa algún modelo de IA y el 39,1% no usa ninguno. Casi cuatro de cada diez automatizaciones publicadas no llevan nada de inteligencia artificial dentro, simplemente mueven información de un sitio a otro. Suelen ser las que menos se enseñan y las que más se usan.

El reparto por categoría es donde el retrato se vuelve incómodo:

Por cada automatización de citas hay catorce de agentes de IA. Y las citas son, literalmente, el problema número uno de la mayoría de negocios con puerta a la calle: una peluquería, un dentista, un taller, un fisioterapeuta. Gente que pierde dinero cada vez que alguien no aparece o cada vez que suena el teléfono con un cliente delante.

Sumadas las categorías que corresponden a ese tipo de negocio (citas, soporte, finanzas, e-commerce y recursos humanos), salen 291 flujos: el 18,8% del catálogo. El 81,2% restante es marketing, productividad, ventas y agentes de IA, es decir, el trabajo de una oficina digital.

Si hay un solo número que resuma todo el artículo, es este. En los 1.545 flujos:

En España, WhatsApp es el canal. Es donde el cliente pregunta el precio, pide hora y avisa de que llega tarde. Telegram, para un negocio local español, es prácticamente irrelevante. Y sin embargo el catálogo global tiene casi el triple de automatizaciones para Telegram.

La razón es simple: Telegram tiene una API abierta y gratuita, y WhatsApp Business exige pasar por Meta, verificar el negocio y pagar por conversación. Para quien publica un flujo de demostración, Telegram es el camino corto. Para tu negocio, es el canal equivocado.

Es el ejemplo perfecto de por qué un catálogo global no se puede aplicar tal cual: la facilidad técnica de quien publica ha decidido el canal, no la realidad de quien lo va a usar. Nosotros montamos sobre WhatsApp precisamente porque es donde está el cliente, aunque dé más trabajo, y por el mismo motivo los agentes conversacionales que hacemos atienden ahí y no en el canal más cómodo de conectar.

Al margen de la categoría, buscamos palabras concretas en el título y la descripción de los 1.545 flujos. Un mismo flujo puede contar en varios temas:

Un 12,4% del catálogo es scraping: extraer datos de webs ajenas. Es más que citas, facturación y documentos juntos. Vuelve a ser la firma de quien lo publica: sacar datos es una necesidad de consultor y de vendedor, no de negocio local.

Y fíjate en el fondo de la tabla. Facturas y cobros: 48 flujos, un 3,1%. Cuadrar facturas es de las tareas que más horas se come en cualquier pyme, y de las que menos se automatizan en abierto porque no da likes.

Contamos cuántas herramientas conecta cada flujo. La media es 2,65 y la mediana 3. El máximo de todo el catálogo es 7.

• El 32% conecta solo 2 herramientas. Es el caso más frecuente con diferencia.
• El 27% conecta 3. Sumando ambos, casi seis de cada diez automatizaciones son cosas de dos o tres piezas.
• Solo el 6% pasa de 4 herramientas. Los monstruos que conectan medio negocio son la excepción, no la norma.

Esto desmonta la idea de que automatizar es un proyecto gigante. La automatización típica es coger algo de un sitio, pasarlo por una segunda herramienta y dejarlo en un tercero. Formulario, IA, hoja. Correo, extractor, CRM. Reserva, agenda, aviso.

Otro dato en la misma línea: el 84,3% de los flujos usa solo conexiones nativas, es decir, integraciones que ya vienen hechas, sin programar nada a medida. Solo el 15,7% necesita picar algo. Cuando alguien te dice que automatizar tu negocio es un desarrollo a medida, en más de ocho de cada diez casos no lo es.

Además de los 1.545 importados, el catálogo lleva 107 automatizaciones escritas por nosotros a partir de lo que nos piden los clientes de aquí. Al comparar el reparto de las nuestras con el global, el contraste es exactamente el que esperábamos:

Multiplicamos por cuatro el peso de las citas, por más de dos el de finanzas y por tres el de soporte, y dividimos entre tres y medio el de los agentes de IA. No es una postura contra la IA: usamos modelos en muchas de ellas. Es que la IA es el ingrediente, no el plato, y un catálogo donde el 27% son agentes está describiendo una moda, no una necesidad.

También son más sencillas: el 42% de las nuestras son de nivel básico frente al 18,6% del catálogo global. Cuando el que paga es un negocio de veinte personas, la automatización que sobrevive es la que se entiende sin manual.

Con 1.652 fichas delante es fácil quedarse mirando. El criterio que usamos nosotros para cribar tiene tres preguntas, en este orden:

La tercera es la que más proyectos frena, y la que más dinero ahorra. Cuatro de cada diez flujos del catálogo pasan por una hoja de cálculo porque los datos tienen que estar en algún sitio antes de que una máquina pueda tocarlos.

Puedes recorrer el catálogo entero filtrando por categoría, por herramienta que ya usas y por complejidad en el buscador de automatizaciones, y ver cómo trabajamos y qué cuesta en la página del servicio. Si tu caso es de los 29 huérfanos, mejor: son los que más se notan.